Service centrum: Hello Family aanmaken – Hello 24/7

Via het portaal kan je gemakkelijk een nieuwe Hello Family klaarzetten voor een client en diens naasten. Zodra de Hello Family is aangemaakt kan het informele netwerk van de client kan binnen de Hello 24/7 app de zorg coördineren, in samenwerking met de zorgprofessionals.

Log in op het dashboard met je werk account. Eenmaal ingelogd krijg je als servicecenter medewerker een overzichtelijk dashboard te zien met daarin een overzicht van alle cliënt-Families die binnen de organisatie vallen. Je ziet per cliënt onder welk team ze vallen, of ze al in zijn gegaan op de uitnodiging, en wanneer ze zijn uitgenodigd. In de rechter helft van het scherm is de mogelijkheid om een Nieuwe Family aan te maken. We volgen deze stappen in het volgende hoofdstuk.

Hoe maak je een nieuwe Hello Family aan?

In het overzicht, ga naar de rechter helft van het scherm.
Selecteer als eerste het (wijk)team of de (woonzorg)locatie waarbij de cliënt in zorg komt.
Vul de volledige voornaam in van de cliënt, het gebruik van initialen zal resulteren in een onpersoonlijke uitnodiging.
Vul de volledige achternaam in van de cliënt.
Indien beschikbaar, vul een e-mail of (06) telefoonnummer in. Mochten deze niet beschikbaar zijn, dan is het wel noodzakelijk dat er een e-mail of (06) telefoonnummer van de eerste contactpersoon aanwezig is.
Voor een complete registratie is het ook mogelijk om adres gegevens in te vullen. Dit kan je doen door op de donkere tekst 'Adres' te drukken, waarna een menu openklapt waarin de gegevens ingevuld kunnen worden.
Indien beschikbaar kan je nu de gegevens van de Eerste Contactpersoon invullen. Hierbij is ook een volledige voor en achternaam noodzakelijk.
Vergelijkbaar geldt ook voor de eerste contactpersoon dat het van belang is om ofwel een e-mail, of een (06) telefoonnummer in te voeren. Wederom het liefst beiden.
Indien van toepassing, kan je op het laatst een vragenlijst selecteren om mee te sturen in de uitnodiging. Doe dit als er bijvoorbeeld sprake is van een verpleegkundig adviesgesprek, of een verhuizing.
Klik op ‘Aanmaken’ om uitnodigingen te versturen.
Het scherm herlaadt zich, bovenaan in het overzicht zie je de gegevens van de cliënt die je zojuist hebt uitgenodigd.

Lees hieronder meer over de details en voorwaarden.

Wat is een Hello Family?

Een Hello Family draait om de zorgvrager. Het is een plek waar alle betrokkenen samenwerken om zorg en communicatie soepel te laten verlopen. Bij het aanmaken van een nieuwe Family verzamel je belangrijke basisinformatie en zorg je ervoor dat de juiste personen toegang krijgen.

Gegevens van de zorgvrager

Verplichte velden: Alleen de voornaam en achternaam zijn verplicht. Dit maakt het proces toegankelijk, ook als de zorgvrager bijvoorbeeld geen e-mailadres heeft.
Optioneel e-mailadres en telefoonnummer: Als er een e-mailadres of telefoonnummer wordt opgegeven, ontvangt de zorgvrager een uitnodiging om zelf deel te nemen aan de Hello Family. Dit maakt het mogelijk om actief betrokken te blijven en toegang te hebben tot gedeelde informatie.
Adresgegevens: Als je het adres invult, zorg dan dat alle velden (straat, nummer, postcode, woonplaats) compleet zijn. Het is alles of niets; gedeeltelijke invulling is niet mogelijk.

De eerste contactpersoon

Naast de zorgvrager kun je ook een eerste contactpersoon toevoegen. Dit is een belangrijke rol binnen de Hello Family:

Verplichte velden: Als je ook een naasten wilt uitnodigen, dan is de voornaam en achternaam verplicht. Dit is nodig om de uitnodiging persoonlijk te maken.
Verplicht: Bij het uitnodigen van een eerste contactpersoon moet je een emailadres of een telefoonnummer invoeren, beiden mag ook.
Uitnodiging: Na het aanmaken ontvangt de contactpersoon een e-mail met uitleg en een uitnodiging om zich aan te melden. Zodra dit gebeurt, krijgt deze persoon automatisch de speciale rol van eerste contactpersoon.

Voorbereid in gesprek gaan

Onderaan het formulier kun je kiezen of je de zorgvrager en de eerste contactpersoon wilt uitnodigen om een formulier in te vullen, dit kan bijvoorbeeld ter voorbereiding op een verpleegkundig adviesgesprek.

Waarom belangrijk? Het formulier helpt bij een goede voorbereiding op het verpleegkundig adviesgesprek.
Wie kan dit invullen? Alleen de zorgvrager en de eerste contactpersoon hebben toegang tot dit formulier.

Hoe kan de cliënt of naasten inloggen in de Samenzorg app?

Dit is afhankelijk van of er in stap 9 een vragenlijst is geselecteerd of niet.

Optie 1: Er is geen vragenlijst meegestuurd met de uitnodiging

De uitgenodigde krijgt na het aanmaken van de Hello Family een mailtje waarin de instructie staat om aan de slag te gaan. De app moet gedownload worden, en direct bij het openen krijgen ze de vraag om een activatiecode in te vullen, en de volgende stappen doorlopen om in te loggen met het klaargezette gegevens.

Optie 2: Er is wel een vragenlijst meegestuurd met de uitnodiging

Mocht het zo zijn dat je in stap 9 wel een vragenlijst hebt aangevinkt, dan krijgen de uitgenodigden eerst alleen een uitnodiging voor deze vragenlijst die ze in een internetbrowser kunnen invullen. Zodra het is ingevuld worden de cliënt en zijn/haar eerste contactpersoon uitgenodigd om door te gaan met de samenzorg app. Ook hierbij is het zo dat er een activatiecode gebruikt wordt. Mocht er niet ingegaan worden op de uitnodiging om de vragenlijst in te vullen, dan krijgen ze na een periode hoe dan ook de uitnodiging om met de samenzorg app aan de gang te gaan.